Se você incorporou sua empresa como uma corporação S ou uma corporação C, a maioria dos estados exige que você mantenha registros cuidadosos das atividades da empresa. Toda vez que sua diretoria se reúne, sua empresa precisa manter um registro nos arquivos para fins de conformidade normativa.
Existe uma longa lista de possíveis transações e resoluções que você pode precisar manter no registro. Isso pode incluir qualquer coisa desde:
- A nomeação de um novo oficial.
- A renúncia de um diretor.
- Seguro de compra.
- Venda de ações
- Obtenção de uma linha de crédito / cartão de crédito em nome da empresa.
Manter registros pode ser muito difícil de manter, principalmente para o pequeno empresário. No entanto, as atas de reunião adequadas são essenciais para manter sua empresa em situação regular e manter seu escudo de responsabilidade pessoal. Abaixo estão algumas das principais coisas que você precisa saber quando se trata de manter os minutos de suas reuniões.
O que são as atas de reunião?
As atas das reuniões mantêm uma conta oficial do que foi feito ou discutido em reuniões formais, incluindo quaisquer decisões tomadas ou ações tomadas.
São tomadas durante uma reunião formal do conselho de administração ou acionistas de uma corporação, como reuniões iniciais e anuais. Normalmente, as atas das reuniões são registradas pelo secretário da corporação (ou outro indivíduo indicado na reunião).
O que deve ser incluído nas atas da reunião?
Suas atas de reunião não precisam incluir todos os pequenos detalhes. Você só precisa documentar as principais informações e quaisquer decisões tomadas ou ações tomadas. Em geral, seus minutos devem ser detalhados o suficiente para servir como a “memória institucional” da sua corporação.
Os minutos típicos incluirão o seguinte:
- Informações básicas sobre a reunião: data, hora, local.
- Quem participou, juntamente com uma nota especial nos casos em que os participantes chegaram atrasados ??ou saíram cedo.
- Itens da agenda com uma breve descrição de cada item.
- Ações de votação com um relato detalhado de como cada indivíduo votou, juntamente com quaisquer abstenções.
- Tempo quando a reunião foi adiada.
Na maioria dos casos, você não precisa criar minutos a partir do zero. Você pode encontrar modelos gratuitos on-line para servir como ponto de partida. Escolha o seu tipo de minutos / documentações, preencha os espaços em branco e imprima-os, e você terá cumprido suas obrigações de manutenção de registros.
Quem é obrigado a manter as atas de reunião?
A maioria dos estados exige que tanto as Corporações S quanto as Corporações C documentem as principais decisões de negócios e as principais reuniões que você realiza.
Atualmente, os seguintes estados não requer minutos para ser mantido:
- Delaware
- Kansas
- Nevada
- Dakota do Norte
- Oklahoma
Além disso, LLCs não são obrigados a manter minutos.
O que devo fazer com a acta depois que eles são gravados?
As atas não precisam ser arquivadas no estado, mas podem ser mantidas com seus outros registros corporativos, como artigos de incorporação, estatutos e resoluções.
Como outros documentos, você deve manter os minutos à mão por pelo menos sete anos. Os membros da corporação, como acionistas, executivos e diretores, têm o direito de revisar a ata da reunião mediante “solicitação razoável” à corporação.
Embora você não precise arquivar esses documentos com o estado, eles ainda devem ser considerados documentos importantes e são essenciais para proteger a boa reputação de sua empresa e seu status de responsabilidade limitada.
