Muitos proprietários de pequenas empresas reconhecem os benefícios de incorporar ou formar uma empresa de responsabilidade limitada (LLC) para seus negócios. Entre as vantagens, limitar a responsabilidade pessoal é fundamental. Ou seja, se a sua empresa for processada, a empresa (e não você pessoalmente) é responsável por suas dívidas e responsabilidades.
Embora a incorporação de uma empresa ou a formação de uma LLC seja um passo crítico, seu trabalho não é feito após o envio desses formulários iniciais. Você precisa garantir que sua corporação ou LLC permaneça em situação regular, porque se a sua empresa for processada, o requerente poderá tentar mostrar que você não cumpriu as leis de conformidade do seu estado anualmente para manter sua empresa / LLC em conformidade. E se forem bem sucedidos, o seu escudo corporativo é perfurado e o demandante pode buscar a recuperação contra seus bens pessoais.
Manter uma corporação ou LLC é um processo contínuo. Veja o que você precisa saber para garantir que sua corporação ou LLC permaneça em conformidade nos próximos anos ...
1. Arquive seus relatórios iniciais / anuais (também conhecidos como “Declaração de Informações”): A maioria dos estados exige alguma forma de apresentação de relatórios anuais (alguns a cada ano; alguns a cada dois anos). Datas de vencimento específicas também variam de estado para estado - em alguns casos, é no aniversário da data de incorporação do seu negócio; em outros casos, é quando suas declarações fiscais anuais são devidas; e, em alguns casos, é no final do ano civil. Certifique-se de saber o seu prazo de depósito específico (verifique com o gabinete do Secretário de Estado do seu estado). A falta desse prazo pode resultar em penalidades e multas por atraso - na pior das hipóteses, sua empresa pode estar sujeita a suspensão ou dissolução.
2. Mantenha-se atualizado com suas atas e resoluções corporativas: Se a sua empresa estiver operando como Corporação S ou Corporação C, você precisará registrar Atas de Reuniões sempre que uma reunião corporativa for realizada. Você precisará anotar todas as ações ou decisões da empresa nesses minutos. O conteúdo das atas geralmente inclui: horário e local da reunião, presença e presidência da reunião, quaisquer ações (compras, eleições, etc.) e assinatura do registrador e da data. Manter esses minutos, mesmo se você for o único dono de sua empresa, pode ajudá-lo a se levantar no tribunal e proteger seu escudo de responsabilidade limitada, se necessário.
3. Registre quaisquer alterações para sua corporação / LLC, arquivando "Artigos de alteração": Você mudou seu endereço? Solte o '.com' do seu nome oficial da empresa (ou qualquer outra mudança de nome)? Autorizar mais ações? Um membro do conselho ou diretor deixou o negócio? Toda vez que você fizer uma mudança em sua corporação ou LLC, você pode basicamente contar com uma notificação oficial (referida como uma "Emenda") em seu estado. Em muitos estados, esses são chamados de Artigos de Emenda.
E por falar em mudanças, se você precisar converter de uma corporação para LLC ou vice-versa, será necessário fazer uma conversão. É claro que o momento de tal ato pode ter implicações significativas em seus impostos, e você deve consultar seu CPA / contador. Além disso, nem todos os estados permitem conversões; Nos estados em que uma conversão não é reconhecida, você precisa dissolver a entidade atual e depois formar sua empresa como uma nova entidade.
4. Verifique se você é legal ao conduzir negócios fora do estado: Se você estiver conduzindo negócios em um estado diferente do estado em que formou sua corporação ou LLC, você precisará obter autoridade ou permissão para fazê-lo. Na maioria dos casos, isso implica qualificação como uma empresa estrangeira ou LLC dentro do estado em que você estará fazendo negócios dentro. O nome real do formulário varia (por exemplo, ele é chamado de "Declaração e Designação por Corporação Estrangeira" na Califórnia) e é tipicamente arquivado na Secretaria de Estado do Estado. Licenças e permissões específicas também podem ser necessárias para certos tipos de empresas.
5. Não misture suas finanças pessoais e empresariais: Proprietários de pequenas empresas muitas vezes investem tanto do seu tempo pessoal, trabalho e dinheiro em sua empresa que suas finanças pessoais e empresariais tornam-se indistinguíveis. No entanto, você deve manter contas separadas de cheque e cartão de crédito para uso comercial e pessoal. Esse passo simples também ajudará você a obter o tempo do imposto, pois todas as suas receitas e despesas relacionadas à propriedade estarão em um só lugar.
Claro, a criação de contas é apenas o primeiro passo; você precisa usá-los corretamente. Quando seu carrinho de compras contém uma mistura de compras pessoais e comerciais, é tentador usar seu cheque ou cartão de crédito para tudo. No entanto, permaneça disciplinado. Esse pequeno tempo extra tornará sua vida muito mais fácil no tempo do imposto e ajudará a garantir que sua LLC ou corporação permaneça em conformidade para proteger seus ativos.
6. DBAs de arquivo para qualquer variação de nome: Para uma corporação ou uma LLC, os DBAs devem ser arquivados sob a corporação ou LLC sempre que você conduzir negócios usando um nome diferente de sua corporação ou nome LLC - ou seja, se a CorpNet, Inc. está fazendo negócios como CorpNet.com ou CorpNet, então precisa ser arquivado pela CorpNet, Inc. fazendo negócios como "CorpNet.com ou CorpNet". Dependendo de onde você mora, os DBAs são arquivados no nível estadual e / ou municipal.
7. Não se esqueça de fechar um negócio inativo dissolvendo sua corporação / LLC: Talvez você tenha mudado seu foco de uma LLC ou corporação que você formou anos atrás. Você não promoveu seus negócios, não tem receita nem clientes. Você ainda precisa apresentar um encerramento formal (chamado de “Artigos de Dissolução” ou “Certificado de Rescisão”) para essa LLC ou Corporação. Caso contrário, ainda é possível cobrar taxas associadas à empresa. Você ainda deve arquivar um relatório anual (quando aplicável). Você ainda precisará enviar declarações fiscais ao IRS e ao estado.
Como proprietário de uma empresa de pequeno porte, sua programação é invariavelmente ocupada. Mas não se esqueça de reservar algum tempo para resolver suas obrigações administrativas e legais. Conheça os seus prazos e obtenha a sua documentação atempadamente. É uma tarefa relativamente fácil e ajudará a garantir que sua LLC ou corporação permaneça em conformidade e continue protegendo seus ativos pessoais.
