Existem várias variações do formulário 1099, então simplesmente perguntar o que é um formulário 1099 não vai te dar a resposta que você pode estar procurando.
Como proprietário de uma empresa nos EUA, você provavelmente emitiu um formulário de imposto de contratação independente 1099 para alguns de seus funcionários ou para um 1099-INT para obter receita de juros que você pode receber de seu banco.
No entanto, para os propósitos de hoje, o artigo será limitado ao formulário 1099-MISC. Esta é a forma usada pelas pequenas empresas para relatar receitas diversas pagas a outras pessoas durante o ano.
Vamos passar por algumas perguntas e respostas frequentes (atualizamos essas informações para 2018):
O que é um formulário 1099?
O Internal Revenue Service (IRS) refere-se aos formulários 1099 como "informações de retorno". Os formulários relatam diferentes tipos de rendimentos que os indivíduos recebem ao longo do ano. Isso inclui receitas, juros e dividendos do contratado independente, pagamentos do governo, saques de uma conta de aposentadoria e 1099-C para cancelamentos de dívidas.
Isso também leva à pergunta: o que é um funcionário da 1099? Simplificando, um funcionário da 1099 é um empreiteiro autônomo ou empresário em oposição a um de seus funcionários.
Que tipo de rendimento eu denuncio em um formulário 1099?
O 1099-MISC deve ser usado para reportar pagamentos a trabalhadores independentes - não para pagamentos a empregados. Para os funcionários, você usa o formulário W-2 para reportar as receitas de emprego pagas.
Trabalhadores independentes são tipicamente indivíduos autônomos ou pequenas empresas de serviços que você contrata como contratados independentes. Exemplos de trabalhadores independentes podem incluir um designer gráfico, desenvolvedor Web, serviço de limpeza, redator freelancer, paisagismo ou serviço de corte de grama, moderador do fórum ou outro provedor autônomo. A chave é que o trabalhador independente é trabalhador por conta própria - e não seu empregado.
Você também usa o 1099-MISC para relatar pagamentos feitos a provedores de serviços corporativos não-incorporados, advogados e parcerias.
Qual é o limite de $ 600?
Você é obrigado a preencher um formulário de relatório 1099-MISC para um trabalhador independente ou um negócio não constituído em sociedade se você pagou esse trabalhador ou empresa independente $ 600 ou mais. Você soma todos os pagamentos feitos a um beneficiário durante o ano e, se o valor for $ 600 ou mais para o ano, você deverá emitir um 1099 para esse beneficiário.
Se o valor que você pagou ao funcionário for menor que $ 600 no ano fiscal, você não precisará emitir um formulário 1099.
Observação: existem regras especiais para o limite de relatórios de outros tipos de pagamentos, como pagamentos feitos a advogados, receitas de barcos de pesca e vendas de bens de consumo para revenda. Você precisará consultar as instruções do formulário IRS 1099-MISC para obter detalhes sobre como relatar esses tipos de pagamento. Para os fins deste artigo, estamos falando apenas de pagamentos a trabalhadores independentes ou prestadores de serviços comerciais não incorporados.
Quando o formulário 1099-MISC deve ser emitido?
Existem duas datas importantes para lembrar. Uma é a data para enviar o formulário 1099 para o trabalhador. A outra é a data para reportar ao IRS.
A. Formulário de correspondência 1099 para o trabalhador
Janeiro 31, 2019é o prazo para o fornecimento dos formulários 1099-MISC a contratantes independentes e prestadores de serviços para os quais você pagou durante a 2018. Envie uma cópia do formulário 1099 para o trabalhador independente ou provedor de serviços até essa data.
Dica: marque esse prazo no seu calendário agora mesmo. Dessa forma, é menos provável que você esqueça e tenha que lutar no último minuto.
Outra dica: é uma boa ideia verificar com antecedência cada beneficiário para garantir que você tenha o endereço atual do beneficiário. Isso vai lhe poupar trabalho extra. Por quê? Porque o beneficiário entrará em contato com você se ele não receber o 1099 caso ele não seja encaminhado, e você terá que emitir uma cópia novamente. O Post Office não é tão rápido ou confiável quando se trata de encaminhar e-mails, como costumava ser.
Você pode enviar 1099s via e-mail? Todos os profissionais de impostos com os quais falamos se recusaram a ser informados se o email é suficiente para os destinatários. Observe que o IRS usa a palavra "fornecer" em vez de "mail". No entanto, o IRS não define o que significa "fornecer".
B. Reportando 1099s para o IRS
Março 2, 2019 é o prazo para arquivar as informações 1099 com o IRS, se você arquivar por papel. Essa data é estendida para março 31, 2019 se você fizer arquivamento eletrônico de 1099s.
Dependendo da lei estadual, você também pode ter que arquivar o 1099-MISC com o estado. Greatland tem um excelente gráfico mostrando vários prazos da lei estadual.
(Observação: existem datas diferentes para determinadas outras categorias de pagamentos, como pagamentos a advogados. Consulte as instruções do Formulário 1099-MISC para datas para outras situações.)
Veja a imagem de exemplo abaixo para saber como preencher o formulário 1099 MISC.
Trabalhadores de fora dos EUA: Preciso emitir um 1099 para um trabalhador estrangeiro?
Se você contratar um cidadão não americano que trabalhe remotamente através da Internet de outro país, em geral, não será necessário arquivar um 1099 para essa pessoa.
Por exemplo, digamos que você contrata um escritor freelancer que é cidadão brasileiro. O escritor freelance realiza todos os serviços (ou seja, escreve os artigos) fora dos EUA a partir da casa do escritor no Brasil, e ganha $ 900 pelo ano. Nesse caso, você provavelmente não precisará emitir um 1099 para esse trabalhador estrangeiro.
No entanto, se o trabalhador estrangeiro executar qualquer trabalho dentro dos Estados Unidos, você precisará arquivar o 1099.
É de sua responsabilidade verificar se o trabalhador (1) é de fato um cidadão não americano e (2) realizou todo o trabalho fora dos Estados Unidos. Para esse propósito, no futuro você pode querer que o trabalhador estrangeiro preencha, assine e retorne ao seu Formulário W-8BEN.
Amostra de formulário 1099 MISC preenchido
[clique para ampliar a imagem]
Corporações: Preciso emitir formulários 1099 para pagamentos feitos a corporações?
Não, em geral, você não precisa emitir formulários 1099 para pagamentos feitos a uma corporação. Por exemplo, se você pagar uma corporação que, por exemplo, fornece serviços de Web design ou algum outro serviço de negócios, não precisa emitir um 1099.
Tenha em mente que uma LLC ou sociedade de responsabilidade limitada não é o mesmo que uma corporação. Em geral, espera-se que você envie formulários 1099-MISC para a maioria das LLCs de pequenas empresas.
(Como você pode dizer a diferença? Uma LLC geralmente tem as letras LLC ou Ltd. no final do nome da empresa. Um nome corporativo geralmente termina em Inc. ou Corp. No entanto, o beneficiário deve indicar o tipo de entidade que é quando preenche e lhe dá um formulário W-9 com antecedência - essa é a melhor maneira de saber.)
Observe que existem algumas exceções limitadas à regra da corporação. Por exemplo, se o pagamento for a uma corporação por serviços jurídicos, você deve informar os que estão no 1099. As instruções 1099 do IRS descrevem as exceções.
Pagamentos com PayPal e cartão de crédito: E se eu paguei meus trabalhadores independentes ou provedores de serviços eletronicamente?
Se você pagou eletronicamente a empresas não incorporadas ou a trabalhadores independentes, como por meio do PayPal ou de um cartão de crédito, você não é obrigado a emitir um 1099-MISC para esse beneficiário.
Em vez disso, a responsabilidade do relatório é do serviço eletrônico, que pode emitir um 1099-K. No entanto, algumas pequenas empresas optam por enviar os formulários 1099-MISC de qualquer maneira, com muita cautela.
Veja mais em nossa discussão: 1099-K versus 1099-MISC para pagamentos eletrônicos.
Pagamentos pessoais: Preciso emitir 1099s para pagamentos feitos para fins pessoais?
Não. Você é obrigado a emitir os relatórios 1099-MISC somente para pagamentos que você fez no curso de sua negociação ou negócio. (Se você administrar uma organização sem fins lucrativos, isso é considerado um negócio para fins de 1099s.)
Digamos que você pague a um paisagista que é um único proprietário para cortar grama e mulching em sua casa, e isso não tem nada a ver com o seu negócio. Você não precisa emitir um 1099 para o paisagista, porque era um pagamento pessoal.
Como eu emito formulários 1099-MISC e onde faço para arquivá-los?
Como pagador, você preenche o formulário e envia uma cópia para o destinatário. Você arquiva o formulário com o IRS, e você também pode ter que apresentar junto às autoridades fiscais estaduais.
Existem várias maneiras de fazer isso:
- Arquive tudo por conta própria. Você pode completar a papelada por conta própria, e enviá-lo para os trabalhadores e IRS. Vários programas de software podem ajudar com partes do processo, incluindo QuickBooks, Sage, Xero e TurboTax.
- Use um serviço de arquivamento 1099-MISC. Se o pensamento de navegar por todos os formulários é muito complexo para você, considere pagar por um serviço de arquivamento. Por exemplo, a Intuit tem um serviço de arquivamento 1099 que você pode usar. Greatland também oferece um serviço de arquivamento 1099.
- Peça ao CPA ou ao preparador de impostos que processe os formulários 1099 para você. Eles preencherão os 1099s para você enviar para os funcionários. Eles também fazem os registros com o IRS e autoridades fiscais estaduais em seu nome. Para aqueles que usam um CPA ou preparador de impostos, esta é provavelmente sua melhor opção. No Small Business Trends, esta é a opção que usamos.
E se houver um erro em um formulário 1099?
Um pagador que mais tarde descobrir um erro deve reemitir um formulário 1099 corrigido para esse beneficiário e corrigir o arquivamento junto ao IRS.
E se você é beneficiário, não deixe de rever todos os 1099 que você receber contra seus próprios registros. Isto é por um par de razões:
- O pagador pode ter cometido um erro, como o valor errado. Em caso afirmativo, entre em contato com o pagador e peça para que o formulário 1099-MISC seja corrigido e reemitido.
- Sua empresa pode ser uma vítima de fraude de identidade. Um ano aqui na Small Business Trends, recebemos um formulário da 1099 para receita de afiliados que supostamente recebemos da eBay Partners Network. No entanto, nunca fomos membros dessa rede e recebemos receita zero com isso. Alguém perpetrou uma fraude contra o eBay usando nosso nome e endereço como beneficiário (por sorte eles não sabiam o nosso TIN correto). Enviamos uma carta registrada para o eBay e também anexamos uma explicação à nossa declaração de imposto.
No caso de um erro, as instruções do IRS para os destinatários dizem: “Se este formulário estiver incorreto ou tiver sido emitido por engano, entre em contato com o pagador. Se você não puder corrigir este formulário, anexe uma explicação ao seu retorno de imposto e informe sua renda corretamente. ”
Existe uma penalidade por NÃO emitir um formulário 1099 MISC?
Sim. Para este propósito, fomos ao site do Turbo Tax. Ele tem uma declaração concisa sobre penalidades, observando que a penalidade “varia de $ 30 a $ 100 por formulário (máximo de $ 500,000 por ano), dependendo de quanto tempo passou o prazo que a empresa emite o formulário. Se uma empresa desconsiderar intencionalmente o requisito de fornecer uma declaração de beneficiário correta, ela estará sujeita a uma penalidade mínima de $ 250 por instrução, sem limite máximo. ”
Na verdade, o IRS exige que você declare afirmativamente, sob pena de lei, se você cumpriu o requisito de arquivamento 1099. A maioria das pequenas empresas preenche um Anexo C como parte de suas próprias declarações fiscais. A programação C exige que você, como pagador, marque as caixas nas Linhas I e J, informando:
- Se você fez "qualquer pagamento no 2018 que exija que você envie o (s) Formulário (s) 1099"; e
- Se você marcou a caixa Sim, então "você preencheu o formulário 1099"?
Dica: não ignore arquivos 1099. Vá em frente - agora!
E se eu recebido receitas diversas durante o ano e o pagador nunca me envia um formulário 1099?
Se você realizou um trabalho como contratado independente e ganhou pelo menos $ 600 de um pagador, esse pagador é obrigado a enviar-lhe um formulário 1099-MISC. Mas se você recebeu menos de $ 600 desse pagador - digamos que recebeu $ 350 - não espere receber um formulário 1099.
Outra exceção: se você recebeu pagamentos por meio eletrônico, como um cartão de crédito ou PayPal, o pagador não precisa enviar um 1099-MISC.
No entanto, digamos que você ganhou mais de US $ 600 no ano. Você recebeu os pagamentos por cheque e não eletronicamente. Ainda assim, o pagador não envia os formulários 1099. Ou digamos que você se mudou e esqueceu de dizer ao pagador, e assim você não recebe o 1099. Em tais situações, entre em contato com o pagador e peça que enviem rapidamente o formulário ou uma cópia duplicada para você.
E lembre-se, você não está dispensado de reportar sua renda, apenas porque você nunca recebeu um formulário 1099 (ou porque sua renda está abaixo do limite de $ 600). Não confie em receber 1099s para rastrear e relatar sua receita.
Sempre acompanhe a renda de forma independente e reconcilie seus registros bancários. E relatar toda a renda.
Se eu sou um autor, qual é o valor de um 1099 para royalties de livros?
Há um limite especial em dólares para royalties de livros: $ 10.
Os autores não devem ficar surpresos se receberem 1099s por quantias muito pequenas - bem abaixo de $ 600.
Exemplo: digamos que você tenha publicado um livro no Amazon Kindle e tenha vendido um punhado de livros durante o ano. Nesse caso, você poderá receber um 1099 da Amazon por quantias como $ 12 ou $ 25 ou outras quantias pequenas.
Onde posso obter os formulários 1099-MISC?
O centro de informações 1099-MISC do IRS está aqui.
Solicite formulários fiscais da Receita Federal aqui. Ou, outro lugar intrigante é o FormSwift, que oferece um 1099 MISC preenchido on-line.
O sistema de arquivamento eletrônico gratuito do IRS para 1099s está aqui.
Ponteiros finais: consulte sempre as instruções do consultor fiscal e do IRS 1099!
Aviso Legal: As informações contidas neste artigo são para fins educacionais gerais, e não conselhos fiscais. Enquanto nos esforçamos para ser precisos, podemos falar em generalidades apenas aqui. O código fiscal acaba de ficar muito complexo para cobrir este tópico em palavras 2,000.
Há muitas exceções às regras, e fatos individuais podem fazer a diferença. Leia sempre as instruções do IRS para o formulário 1099 com cuidado. E consulte seu próprio consultor fiscal para obter conselhos específicos para sua situação.
Créditos de imagem: prédio do IRS, formulário fiscal via Shutterstock; Amostra 1099, penalidade (remixada) via IRS.
