Engajar funcionários permite que sua empresa funcione e cresça. Mas isso coloca as responsabilidades do empregador em seus ombros. Entregar-se a essas responsabilidades pode desencadear penalidades, e não aproveitar as oportunidades pode lhe custar impostos, o que pode prejudicar sua lucratividade. Aqui estão os erros da folha de pagamento 10 para evitar.
Erros de folha de pagamento para evitar
Dando Comp Time
Quando seus funcionários não isentos (geralmente trabalhadores por hora) trabalham mais que 40 horas em uma semana de trabalho, você deve a eles tempo e meio. Você não pode evitar esta obrigação, dando-lhes tempo comp (permitindo-lhes tirar as horas extras trabalhadas). Fazê-lo viola a lei federal Fair Labor Standards Act (FLSA).
Classificando Trabalhadores Impropriamente
Se os trabalhadores são seus empregados, você deve impostos sobre folha de pagamento sobre seus salários e benefícios tributáveis. Você não pode evitar esses impostos rotulando trabalhadores como contratados independentes se eles realmente são funcionários. Fazê-lo pode resultar em penalidades fiscais graves, bem como penalidades de outras agências federais e estaduais. Verifique as orientações do IRS sobre classificação de trabalhadores.
Atrasando o Último Contracheque
Quando você termina um trabalhador ou ele ou ela desiste, você deve um pagamento final. Embora a lei federal não exija que você pague o trabalhador imediatamente, a lei estadual pode. Revise as regras em seu estado. Violar essas regras pode resultar em penalidades ou mesmo em ações legais.
Reembolso de viagens e entretenimento em um plano não responsável
Se você reembolsar os funcionários pelo custo de viajar ou se entreter com os negócios da empresa, você poderá incorrer em taxas de emprego desnecessárias se não providenciar o reembolso corretamente. Se eles simplesmente pedirem reembolso e você o pagar, o reembolso será tributável para eles e estará sujeito a impostos sobre a folha de pagamento. Se, no entanto, você adotar um “plano responsável”, o reembolso não é tributável para eles e você não deve impostos sobre a folha de pagamento; você deduz as despesas de T & E. Para ser um plano responsável, você precisa seguir as diretrizes do IRS.
Pagando Credores Antes do Governo
Se você está enfrentando uma crise de dinheiro, não se esqueça de colocar o IRS no topo da sua lista. Se você optar por pagar o proprietário ou outros credores em vez de pagar pela primeira vez os impostos sobre a folha de pagamento, você poderá se tornar pessoalmente responsável por todos esses impostos pendentes, mesmo que sua empresa seja incorporada ou uma empresa de responsabilidade limitada. Faça com que os impostos sobre folha de pagamento sejam uma prioridade, para que você não acione uma penalidade de recuperação de fundo fiduciário.
Entrega de obrigações da folha de pagamento
Embora algumas pequenas empresas façam folha de pagamento internamente, outras optam por permitir que pessoas de fora - contadores, contadores, empresas de folha de pagamento e organizações profissionais de empregadores - trabalhem para calcular a retenção na fonte, depositar impostos e arquivar devoluções de folha de pagamento. Geralmente, isso funciona bem, mas há pessoas com folha de pagamento ruim que não cumprem suas obrigações e você se mete em problemas. Por quê? Porque, como o empregador, você é responsável por todas essas obrigações de folha de pagamento. Cabe a você monitorar suas atividades em seu nome. O IRS tem uma lista de PEOs certificadas, que são empresas que atendem aos padrões estabelecidos pelo IRS. A listagem é atualizada periodicamente.
Ignorando as reivindicações de desemprego
Quando um trabalhador deixa a empresa, ele ou ela pode solicitar uma indenização por desemprego. Se a partida é voluntária, ou o trabalhador foi demitido por má conduta grave (por exemplo, assédio sexual de um colega de trabalho, estar intoxicado no trabalho, roubar da empresa), ele ou ela não tem direito a compensação de desemprego. Se você não conseguir contestar reivindicações errôneas, você pode desnecessariamente estar pagando um imposto de desemprego mais alto. Verifique com seu estado sobre como desafiar uma reivindicação errônea de benefícios para o trabalhador.
Sendo um Mau Guardião de Registros
A lei exige que você mantenha registros de folha de pagamento e os disponibilize à Receita Federal sob certas circunstâncias. Normalmente, você deve manter registros por pelo menos quatro anos. Esses registros incluem planilhas de horas ou outros registros de horas trabalhadas, contas de despesas, cópias de W-2s e I-9s, relatórios de acidentes e outras informações relevantes sobre folha de pagamento.
Falha ao fazer com que os novos funcionários concluam o formulário 8850
Você não pode dizer, olhando para um novo funcionário se ele ou ela é de um grupo-alvo que lhe daria direito de reivindicar o crédito da oportunidade de trabalho. Peça a cada novo funcionário que complete o formulário 8850, um formulário do IRS. Ele é usado para pré-selecionar trabalhadores para fins de crédito. O formulário deve ser enviado à sua agência estadual de segurança do trabalho (SESA), no máximo até o 28 dia útil após a data em que o membro de um grupo-alvo começar a trabalhar para você. Se você não o fizer, não poderá receber o crédito da oportunidade de trabalho, mesmo que, de outra forma, tivesse direito a ele.
Missing Employment Posters
Você é obrigado a exibir cartazes para determinadas leis trabalhistas federais e estaduais. Se você não fizer isso, você pode ser penalizado. A quantidade depende do tipo de cartaz que é necessário para ser exibido. Encontre os cartazes federais que você precisa do Orientador de Cartaz do DOL. Seu departamento de trabalho do estado pode dizer quais cartazes da lei estadual usar. Não pague uma empresa externa por eles. Faça o download dos pôsteres solicitados nos sites do governo.
Folha de Pagamento Foto via Shutterstock
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